Müzakere ve İkna Becerileri

Hayat, herkesin birbiriyle müzakere ettiği bir görüşme masasıdır. Her an, her ortamda ve herkesle sorun yaşama, pazarlık yapma ya da ikna etme-ikna edilme sürecinin içinde yer alabiliriz. Bu evde aile bireyleriyle olabileceği gibi, işyerinde, bir alışveriş merkezinde, arkadaş ortamında ya da bir devlet dairesinde de olabilir.

Bu süreçleri ya hem kendimizi hem de ilişkileri yıpratan yöntemlerle yürütürüz ya da etkili müzakere yöntemlerini kullanarak.

Bu noktadan bakıldığında müzakere için, kendisinden bir takım şeyler beklediğimiz kişilerin, isteklerimiz doğrultusunda davranmalarını sağlamaya yönelik bir bilgi ve çaba alanı diyebiliriz.

Genellikle inandığımız şudur: Yetenekli, çalışkan insanlar önünde sonunda başarır. Bazı alanlarda geçerli olabilecek olan bu durum ne yazık ki başkalarını ikna etmeye dönük konularda tam olarak böyle olmuyor. Yeteneğin, çalışkanlığın yanında “müzakere edebilme” becerisini de eklemek gerekiyor.

Müzakere esasında iletişim etkinlikleri vasıtasıyla bilginin ve gücün kısıtlı bir zamanda diliminde kullanılarak kişinin ikna edilmeye çalışılmasıdır.

Bizler, davranışlarımızı etkileyen bu bilgiyi ve gücü kimlere karşı kullanırız? Herkese. Aklımıza gelebilecek herkese.

HER KONU MÜZAKERE EDİLEBİLİR Mİ?

Teorik olarak her konu müzakere edilebilir. Ancak pratikte bizi kısıtlayan bazı durumlar söz konusudur:
  • İnançlar
  • Değer yargıları
  • Toplumsal ahlak gibi nedenlerle bazı konuları müzakere edemeyiz.
Bazen de böyle kısıtlamalar olmadığı halde, müzakereye girişmek çok anlamlı olmayabilir. Bunu anlayabilmek bakımından bir müzakereye girişmeden önce şu soruları kendimize sormamızda büyük yarar var:
  1. Bu konuda rahatlıkla müzakere yapabilir miyim?
  2. Bu müzakerenin sonunda istediğim sonuçları elde edebilir miyim?
  3. Sonuçta elde edeceğim şey, pazarlık süresince harcadığımız zamana, çabaya değecek mi?
Bu sorulara rahatlıkla “evet” yanıtı verebiliyorsanız, o zaman müzakereye başlayın. Müzakere sırasında her iki taraf için de geçerli iki önemli kavram vardır: “Kabul Seviyesi” ve “Beklenti Seviyesi”.

Satıcı için seviyelerin şöyle oluştuğunu varsayalım. Malını 10 liraya satmayı umuyor (beklenti seviyesi), ama 6 liraya da razı (kabul seviyesi).

'Kabul' ve 'Beklenti' Seviyesi

Yukarıdaki şekli şöyle yorumlayabiliriz. Satıcı 6 TL’nin altında fiyat verilirse satmayacak. 10 TL’nin üzerinde bir teklifi de rüyasında bile görmüyor. 

Alıcı için de satın almaya razı olacağı bir düzey var. Bir de kafasında yarattığı “keşke” dediği beklenti düzeyi… Bunların sırası satıcının tersi şekilde…Şöyle ki:


Şimdi çeşitli seçenekleri inceleyelim. Satıcı 10 TL’ye satmak istiyor. Ama 6 TL’ye de razı. Daha azına kesinlikle satmayacak. Alıcı ise 5 TL ödemeyi umuyor. Ama cebinden 8 TL ‘ye kadar çıkabilir. Daha üstünü ödemeye hiç niyeti yok. Şöyle şekillendirebiliriz.


Şekildeki gri alan, “pazarlık sahası” diye adlandırılıyor. (Siyah yazılar satıcının kırmızı yazılar alıcının düşünceleri…) Bu durumda tarafların 6 – 8 TL arasında bir yerde anlaşmalarını bekleyebiliriz. 

Bir de şöyle bir durum oluşabiliyor. Satıcı malına çok yatırım yapmıştır. Örneğin 100 bin TL verip Volkswagen arabasının içine muhteşem bir müzik seti döşetmiştir. Oysa alıcının kafasında bir Volkswagen arabaya verilecek azami fiyat 50 bin TL’dir. 

Satıcının razı olacağı en düşük seviye bile alıcının ödemeye razı olacağından yüksek ise bir pazarlık bazı oluşmaz. 

MÜZAKERENİN TEMELLERİ 

Başlangıçta “Yaşam bir müzakere masasıdır.” Demiştik. O halde yaşamda başarılı olmak istiyorsak, müzakerenin inceliklerini bilmek bizi avantajlı kılacaktır. 

Bu noktada hiç aklımızdan çıkarmamamız gereken husus, olaylara ve insanlara ön yargılı yaklaşmamaktır. Sonra da müzakerenin üç temel etkenini iyi kavramak. Söz konusu üç temel etken şunlardır: 
  1. Güç
  2. Zaman
  3. Bilgi 

GÜÇ 

Güç, bir işi yaptırma ya da insanları, olayları, durumları, veya bizzat kontrol edebilme yeteneğidir. Güç kendi başına iyi ya da kötü bir şey değildir. Kullanılma biçimine göre biz onu niteleriz.

Güç, bulunduğumuz noktadan hedeflediğimiz noktaya gidebilmenin yoludur. Güç kullanma kendi başına bir hedef olmadığı, yalnızca hedefe ulaşmada yardımcı bir yöntem olarak kaldığı sürece önemli ve gereklidir. Çünkü sahip olduğumuz gücü kullanmadığımız sürece başkalarının yönlendirmelerine açık hale geliriz.

Güç büyük ölçüde bir inanma ve algılama ile ilgili bir durumdur. Siz gücünüze inanırsanız, kendinize duyduğunuz güveni başkalarına yansıtabilirsiniz. Bir başka deyimle, başkalarının nasıl gördüğünü, neye inandığını ve hangi tepkileri gösterdiğini belirleyen önemli ölçüde sizsiniz.

Müzakere sırasında gücü bir çok boyutta kullanmak mümkündür. Birkaç tanesini sıralayacak olursak;

a) Rekabetin Gücü

Sahip olduğunuz herhangi bir şey değerliyse (örneğin bir şey satın alırken satıcı bakımından paranız değerlidir) o konuda rekabet gücünüz vardır, karşıdakine oranla daha güçlü duruma geçersiniz. Bu güç illâ ki para olmak zorunda değil. Bir yetenek, uzmanlık, fikir vb. olabilir.

Örneğin yeni bir iş ararken zaten bir işte çalışıyorsanız bu sizin rekabet gücünüzü artırır.

Özellikle muhatapla müzakere ederken karşıdakini incitmeden tek seçeneğin kendisinin olmadığını hissettirmektir. Seçeneklerin çok olması, seçeneklerden yararlanma imkanı olan tarafın rekabet gücünü artırır.

Eğer seçeneğiniz yoksa, hiçbir müzakereye girişmeyin. Zararlı çıkarsınız üstelik hafife alınırsınız.

b) Meşruiyetin Gücü

Yazılı belgelere acayip saygı gösteren bir toplumuz. Çoğu zaman bu belgelerin (sözleşme, ihtarname vb.) doğruluğunu bile araştırmadan inanma ya da o doğrultuda harekete geçme eğiliminde oluruz. O nedenle bunun farkında olarak bu güçten yararlanalım.

c) Risk Almanın Gücü

Müzakere ederken risk almaktan çekinmemek gerekir. Ancak bu risk analize, sağduyuya, hesap –kitap yapmaya dayalı bir risk olmazsa karşı tarafın eline çok ciddi bir koz vermiş oluruz.

Müzakere sırasında –özellikle alım satım pazarlıklarında- bir şeyi elde etmeye çok istekli görünürseniz pazarlıkta daima kaybedersiniz, yüksek fiyat ödersiniz. Siz riske girmediğiniz için karşı taraf kendi koşullarını size kabul ettirir.

Pazarlıkta risk almanın en iyi yolu, istediğiniz malı satın almada çok istekli davranmamaktır. Peki alacağımız riskin büyüklüğü ne olmalı derseniz, kaldırabileceğimiz kadar bir risk almak gereklidir.

Dolayısıyla siz de bir riske girerken hedeflediğiniz sonuçları elde etmenin yanı sıra, kaybetme ihtimalini de gözden uzak tutmayın. Eldeki imkanlarınızın bu kaybı karşılayıp karşılamayacağını değerlendirin. Kayıp sizi sarsmayacaksa, riske girin.

d) İşbirliğinin Gücü

Tek başınıza karşılayamayacağınız büyük risklerle karşılaşırsanız, diğer insanlarla dayanışma içine girin.

Bu eşiniz, arkadaşınız, çocuğunuz olabileceği gibi, çalışma arkadaşınız, yöneticiniz, müşteriniz ya da tedarikçiniz de olabilir.

Müzakere sırasında zorlukla karşılaşınca, hemen ilgililerle dayanışma içine girip riskin bir bölümünü onlara dağıtmalıyız.

Diğerleriyle işbirliğine üç şekilde girebiliriz:
  1. Riski başkalarına dağıtarak bize düşen payı azaltabiliriz.
  2. Bir zorluk çıkacağı zaman başka insanların bize yardım edeceklerini söylemeleri stresi azaltır.
  3. Çevrenizdeki insanlarla dayanışma içinde olmanız, onların desteğini almanız müzakere ettiğiniz muhatabı etkiler.
Dayanışmanın bu üç biçiminden hangisini seçerseniz seçin işbirliğine giriştiğinizde daha güçlü olduğunuzu görürsünüz. İşbirliği içinde olunmadığı zaman başarı için gerekli güç elde edilemez.

e) Uzman Olmanın Sağladığı Güç

Herhangi bir konuda beceriniz ya da uzmanlığınız olduğunu anladıklarında insanların size saygısı artar. Beceri, uzmanlık bir insanın kendisini güçlü hissetmesini sağlar.

Çoğunlukla hiçbirimiz avukatın, muhasebecinin, doktorun, tamircinin önerisine karşı çıkmayız. Çünkü onların kendi alanlarındaki uzmanlıklarına, becerilerine inanırız ve saygı duyarız. Bu da onları güçlü kılar, sonuçta kendi düşündüklerimizi değil, onların söylediklerini yaparız.

Özellikle müzakerelerde bu gücü kullanmak istiyorsanız, uygun bir dille uzmanlık alanınızı ve tecrübelerinizi belirtin. Eğer müzakere ettiğiniz insanlar bu hususu bilmezlerse, müzakere sırasında uzmanlık alanınızla ilgili atıp tutarlar ve insanların kafasını karıştırabilirler.

Bu konuyla ilgili önemli bir başka nokta ise, sadece uzmanlık alanınızla ilgili bir konuda konuşun, her konuda ağzınızı 4 açmayın. Daha fazla saygı uyandırırsınız. Aksi taktirde uzmanı olduğunuz alanda konuşurken bile ciddiye alınmayabilirsiniz.

e) İhtiyaçları Bilmenin Gücü

Her türlü müzakerede pazarlık yapılan iki şey vardır:
  1. Pazarlık masasında açıkça ortaya konan sorunlar ve talepler,
  2. Açıkça ortaya konmayan gerçek ihtiyaçlar.
Gerçek ihtiyaç aslında bireyin egosundan kaynaklanır. O nedenle de müzakere konusu ile ilgili hazırlık ve bilgi toplama kadar, müzakere edeceğiniz insanı tanımak çok önemlidir. Bunun için müzakerede bırakın çoğunlukla karşınızdaki konuşsun, siz gözlemleyin. Gerçek ihtiyaçlar o gözlemler sırasında ortaya çıkacaktır.

f) Yatırım Yapmanın Gücü

Müzakere sırasında çekeceğiniz restlerin karşılık bulabilmesi için karşı tarafın size zaman/para/emek harcayarak yatırım yapmış olması gerekir. Çünkü insanlar konuyla ilgili yaptıkları yatırımın boşa gitmemesi için yatırım yaptıkları kişilerin koşullarını kabul etmek zorunda kalabilmektedirler.

Yolunda gitmeyen bazı evlilikler hemen sonlanırken bazılarının sürdürme çabası içinde olunmasının farklarından birisi, ikincisinde birbirlerine yapılan sevgi, emek, çocuk vb. yatırımlardır.

Aynı husus iş yaşamında da geçerlidir. İnsan, hiçbir zaman yaptığı yatırımın boşa gitmesini istemez. Mutlaka bu yatırımdan sonuç almak ister. İşte bunu müzakerelerde kullanın.

Konuyla ilgili benim size önerim, herhangi bir pazarlık ya da müzakerede karşı tarafla ana unsurlarda anlaşamazsanız, bu konuları en sona bırakmayı teklif edin ve diğer konuları görüşmeyi sürdürün. Böylece karşı tarafın size zaman ve emek yatırımı yapmasını sağlayın. Görüşmenin sonunda anlaşamadığınız konuya tekrar dönünce yapılan yatırım nedeniyle anlaşma ihtimali artacaktır.

g) Yaptırımın Gücü

Sizin yaşamınızı etkileyebileceğimi düşünüyorsanız sizinle olan ilişkilerimde belirli bir gücüm var demektir. Hele ki ben bu ihtiyaçların farkındaysam o zaman bu gücümle farkındalığı birleştirip davranışlarınızı kontrol edebilirim. Bu konuda bence hiç unutulmaması gereken nokta şudur:

Kendisini ödüllendirebileceğinizi ya da cezalandırabileceğinizi hissetmeyen hiçbir insan sizinle ciddi bir pazarlığa girişmez.

Her türlü pazarlık veya müzakerede karşı taraf üzerinde yaptırım uygulayabileceğiniz imajını hiçbir zaman ortadan kaldırmayın. Bu imajı pazarlıkta istediğinizi elde edinceye kadar sürdürün.

h) Yakınlaşmanın Gücü

Müzakere yaptığınız insanların sizinle yakınlaşmasını sağlarsanız, müzakere beceriniz en üst noktaya çıkar.

Neden aynı berbere gidiyorsunuz? 5 Neden aynı kasaptan alışveriş ediyorsunuz? Neden aynı doktorda çare ararız?

Bunları tercih etmemizin nedeni, yalnızca fiyat ve kalite değildir. Aynı zamanda onları yakından tanımamızdır, sevmemizdir, alışkın olmamızdır.

O nedenle sadece müzakerelerde değil bir bütün olarak iş yaşamında başarı iş yaptığımız insanlarla iyi ilişkiler kurmaya, onlara değer vermeye, Güleryüz göstermeye bağlıdır. Bu nasıl olacak?
  • Dinleyin
  • Gözlerine bakın
  • Güleryüz gösterin
  • İlgilenin
  • Kendilerini, sorunlarını ifade etsinler
Güvenilir bir insan olmak bütün kişisel ilişkilerde çok önemlidir.

ı) Israrcı Olmanın Gücü

Birçok insanın müzakerelerde istediği sonucu alamamasının temel nedenlerinden birisi yeteri kadar ısrarcı olmamasıdır.

Müzakereye başladığınızda diğer koşullarda uygunsa (bilgi-zaman…) sonuç alıncaya kadar ısrarcı davranmanızı öneririm.

i) İkna Etme Yeteneğinin Gücü

Birçoğumuz herhangi bir konuyu karşı tarafa mantıklı anlatınca onu ikna edeceğimizi düşünürüz. Oysa ikna sadece mantıkla gerçekleşen bir durum değildir.

Eğer bir anlaşmayı imzalatmak veya bir malı satmak için muhatabı ikna etmek istiyorsanız aşağıdaki üç etkene dikkat etmeniz gerekiyor:

Söylediklerinizi sizin kast ettiğiniz gibi anladığından emin olmalısınız. Gösterdiğiniz kanıtlar itiraz edilemeyecek kadar açık ve net olmalıdır. İnandırmak istediğiniz şey karşı tarafın ihtiyaçlarına ve beklentilerine uygun olmalıdır. Özellikle üçüncü madde olmazsa, diğerleri olsa bile ikna mümkün değildir.

Bir başka ifadeyle insanları ikna etmenin yolu, söylediklerinizin onların bir ihtiyacını karşıladığını göstermeniz gerekir.

j) Tutumun Gücü

En zor pazarlık yapabileceğiniz kişi kimdir?

Kendiniz.

Niçin?

Kendinizle ilgili konuyu çok ciddiye alacağınız için kendinizi baskı altında hissedersiniz, strese girersiniz. Başkasıyla pazarlık yaparken daha rahat hissedersiniz.

O halde müzakere ile ilgili önemli bir ipucu da konu sizinle ilgili bile olsa, sakinleşmek ve konuya bir oyun gibi yaklaşmaktır. Elinizden gelen herşeyi yapın, işler yolunda gitmezse ruhsal çöküntüye girmeyin.

ZAMAN

Müzakerenin önemli etkenlerinden birisi de zamandır. Müzakerenin ne kadar süreceği, sizin ya da karşı tarafın müzakere için ne kadar zaman ayırdığı gibi hususlar hep bu kapsamda değerlendirilmelidir. 

Hemen hemen her müzakerede gündemdeki konunun bir sonuca bağlanması, ayrılan sürenin sonuna doğru gerçekleşir. Her iki taraf da pazarlığa ayırdığı sürenin sonuna doğru yaklaşınca strese girer ve pazarlığı sonuçlandırmak ister.

Eğer müzakere için karşı tarafın ayırdığı süre sizin ayırdığınız süreden az ise ve bunu biliyorsanız bu sizi pazarlıkta güçlü kılacaktır.

Çünkü bu durumda karşı tarafın süresinin bitimine kadar onu oyalar, bitime yakın istediğiniz koşullarla müzakereyi bitirmeye zorlarsınız. Çünkü sürenin bitmesine yakın stres ve gerginlik artar.

Onun için başarılı firmalar, satıcılarını baskı altına sokup kendilerini gergin hissetmelerine yol açacak davranışlarda bulunmazlar. Karar vermede serbest olurlarsa çalışanların daha başarılı olacaklarını bilirler.

Demek ki zaman, bizim pazarlıkta kazançlı çıkmamızı sağlayan önemli bir etkendir. O bakımdan müzakerede işe yarayabilecek zamanla ilgili hususları özetlemekte yarar var:
  1. Bazen pazarlık uzayabilir, ayırdığınız süre dolabilir. O zaman paniğe kapılmayın, sabırlı olun.
  2. Pazarlıkta hiçbir zaman pazarlık için ayırdığınız süreyi karşı tarafa söylemeyin.
  3. Karşı taraf sakin görünerek pazarlık için çok uzun süresi varmış gibi davranabilir. Ancak hiç kimsenin göstermeye çalıştığı kadar uzun süresi yoktur. Sakin görünüş, çoğu kez stresi ve gerginliği gizlemek için takılan bir maskedir.
  4. Başarı hiçbir zaman çabuk gelmez. Müzakerede başarı yavaş ve sabırla elde edilir.

BİLGİ

Bilgi, başarının kapısını açan anahtardır. Bilgi, doğru kararlar vermemizi sağlar. Herhangi bir müzakereye girerken çoğu zaman pazarlık yaptığımız karşı taraf hakkında bilgi toplamaya önem vermiyoruz. Ancak zor bir durumla karşılaşınca ya da bir kriz ortaya çıkınca karşı taraf hakkında bilgi toplamaya kalkıyoruz.

Bu nedenle müzakerenin bir süreç olduğu gerçeğini hatırdan uzak tutmamak lazımdır. Yani müzakere dediğimiz şey hemen o anda gerçekleşen görüşmelerden ibaret değildir. Müzakere öncesinde edindiğimiz birçok bilgi pazarlığı etkiler.

Bir müzakerede karşı tarafın gerçek isteğinin ne olduğunu bilmek büyük bir güç sağlar. Özellikle karşı tarafı çok iyi tanımadığımız ya da güvenemediğimiz zamanlarda.

Peki müzakere öncesinde gerekli bilgiler ne zaman toplanmalıdır? Mümkün olduğunca erken. Bazen müzakere esnasında bu bilgileri karşı taraftan toplayabiliriz. Böyle durumlarda sorgu yargıcı gibi bilgi toplamaya çok hevesli görünmeden, isteksiz ve sakin olun. Siz öyle oldukça karşı taraf bilgiçliğini göstermek için konuşacak, daha çok bilgi verecektir.

Bazen bilgi toplamak için sizin de bilgi vermeniz gerekebilir. Zira karşı taraf için müzakere sırasında sürpriz bilgilerin gündeme gelmesi “hayır” yanıtı almanıza ya da müzakerenin ertelenmesine yol açabilir. Bundan sonra da bu tutumu değiştirmek zor olabilir.

Bir müzakerede konuşmaktan çok dinlemeyi bilmek gerekir. Böylece yalnızca söylediklerini değil, söylemek istediği dolaylı mesajları da anlama imkanı buluruz. Özellikle günümüzde artık sözle doğrudan iletilen mesajlar kadar davranışla, bakışla, beden dili ile iletilen dolaylı mesajlar da yoğun olarak kullanılmaktadır. Müzakere ederken bu dolaylı mesajları anlayıp doğru yorumlamak çok önemlidir. 

Bir müzakerede diyelim ki bir alım-satım pazarlığında mal satın almak isteyenin bilmek isteyeceği en önemli şey, malı satacak olanın en son hangi fiyata ineceğidir. Aynı şekilde mal satmak isteyenin bilmek istediği en önemli şey ise, karşı tarafa malı en çok hangi fiyata satabileceğidir.

Pazarlık sırasında teklifler arasında ani yükselişler ya da düşüşler olursa bu durum teklifi yapan tarafın aleyhinedir. O nedenle kafamızdaki hedefe varıncaya kadar yapacağımız tekliflerin küçük adımlarla yapılmasına azami çaba harcamalıyız.

MÜZAKERE YÖNTEMLERİ

Aslında müzakerede kullanılan iki tan yöntem vardır:
  1. Ben kazanayım, sen kaybet
  2. Hem ben kazanayım, hem sen kazan

BEN KAZANAYIM SEN KAYBET YÖNTEMİ

Hemen hemen her toplumda insanların ezici çoğunluğu müzakere yaparken “kazan-kaybet” yöntemini temel alır.

Kimse kimseye acımamakta, herkes yalnızca üstün çıkmayı hedeflemektedir. Bunlara göre yaşam, kazanma veya kaybetme yarışının yapıldığı bir arena, diğer insanlar da ezilmesi gereken birer rakiptir.

Kazan-kaybet yöntemini uygulayan bir insan her şeye bu gözlükle bakar. Sürekli kazanmak için uğraşır, bunu yaparken de bencilce davranır. Uyguladığı bu bencil yöntemlerin doğru olduğuna inanır. Kazandıkça mutlu olur. Bir süre sonra bu tutum davranış haline gelir.

Kazan-kaybet yöntemini kullanan insanların müzakereler ile ilgili bazı özellikleri:
  • Müzakereye çok katı ve sıkıcı tekliflerle başlarlar.
  • Sizinle müzakereye giren insanların ya yetkileri yoktur ya da sınırlıdır.
  • Duygusal taktikler kullanırlar.
  • Ödün vermeyi zayıflık olarak kabul ederler.
  • Karşı tarafla anlaşmaya varmada çok yavaş davranır, ancak taleplerinden asla vazgeçmezler.
  • Pazarlık için belli süre ayırmazlar.
Şimdi bu davranışları biraz daha yakından inceleyelim:

Aşırı Tekliflerle Başlama

Büyük miktarların söz konusu olduğu pazarlıklarda gerçek teklifimizi hemen ortaya koymayız. Pazarlığı kızıştırmamak için verebileceğimiz miktarı gizli tutarız.

Sınırlı Yetkiler

Müzakereye başladığımız ilk insana pazarlığı yürütmeye ve anlaşma yapmaya yetkisi olup olmadığını sormakta büyük yarar var. Yoksa gereksiz yere bir sürü zaman kaybedebiliriz.

Aynı şekilde bir çalışanımızı müzakere için görevlendirdiğimizde, onda hedefi açıkça ifade edip o hedefe ulaşmakta tam yetkili kılmak en akıllıca çözümdür. Görevlendirdiğimiz çalışanın belirli bir çerçevede tam yetkili olduğunu bilmesinde büyük yarar vardır.

Müzakerede bir kişinin çok fazla yetkiye sahip olması iyi bir durum değildir. Yetkileri paylaşmak, danışmak, işbirliğine girmek her zaman avantaj sağlar.

Duygusal Taktikler

Müzakere sırasında duygusal tepkiler verilmesi görüşmenin şeklini tümüyle değiştirebilir. Örneğin ağlama, öfke, yenilmiş gibi yapma, sessizlik, kahkaha atmak, yürüyüp gitmek, üstü kapalı tehditte bulunmak, duygu sömürüsü, suçlu hissettirmek…Peki insanlar neden böylesi duygusal taktiklere başvururlar? Çünkü işe yarar.

Bu taktikleri kullananlara karşı, o taktiğin ne olduğunu öngörebilirsek artık o bir taktik olmaktan çıkar. Çünkü kullanılsa da işe yaramaz.

Ödün Vermeyi Zayıflık Olarak Görmek

Bazıları daima güce önem verirler. Gücü, diğerlerinin üzerinde baskı unsuru olarak kullanırlar. O nedenle müzakere sırasında iyi niyeti göstermek için ödün vermeyin.

Tavizde Israrcı Olma

Karşı tarafla anlaşmaya varmada yavaş ve taviz koparmakta ısrarcı olanların iki üstün tarafları vardır:
  • Daha çok bilgiye sahip olma.
  • Daha çok zamana sahip olma.

Müzakere İçin Belirli Bir Süre Koymama

Bu yöntemde bir taraf müzakere için bir süre ayırıp bu sürenin sonuna doğru strese girerken, karşı taraf pazarlığa hiçbir süre ayırmamış gibi davranabilir. Ancak bu taktiğin işe yaraması için şu üç durumun gerçekleşmesi gerekir:
  • Sürekli bir ilişki olmaması
  • Daha sonra vicdan azabı duyulmaması
  • Mağdur tarafın durumun farkında olmaması

HEM BEN KAZANAYIM HEM SEN KAZAN

Kazan-kazan yönteminde her iki tarafın da lehine olabilecek bir sonuç elde edilmeye çalışılır.İnsanların ihtiyaçları, beklentileri farklı olduğu için, siz bir şey isterken muhatap başka bir şey isteyecektir. Dolayısıyla aradaki ayrılıklar müzakere ile giderilebilir.

İnsanların birçok ihtiyacı vardır. Bunların önemli bir kısmı parayla karşılanmaz. Bunlar müzakere sırasında ve sonucunda elde edilen kendine güven, guru duyma gibi ihtiyaçlardır. Bunlar giderilmezse parasal olarak müzakere kazançlı bile sonuçlandırılırsa mutlu hissetmeyebilirsiniz kendinizi. Bir başka deyişle, bir müzakerede görünür ihtiyaçlar ve görünmez ihtiyaçlar vardır. 

Pazarlık konusu yapılabilecek görünür ihtiyaçlar, fiyat, hizmetler, ürünler, faiz oranı, ödeme koşulları vb. sıralanabilir. Görünmeyen ihtiyaçlar ise, daha çok psikolojik kökenlidir. Bu ihtiyaçlar genellikle müzakerenin yürütülme biçimiyle karşılanabilir.

Müzakere yalnızca maddi kazanç sağlamak amacıyla yapılmaz. Müzakere aynı zamanda bir davranış tarzıdır. Bu davranış tarzıyla güven ve saygı da uyandırabilirsiniz ya da tam tersi olabilir.

Çoğumuz, iş yaşamının uzun vadeli bakış açısını değil, kısa vadeli hazların peşinde koşmayı tercih ederiz. “Ne biçim kazandım”, “Adamı süründürdüm” demeyi (hatta başkalarının böyle söylediğini duymayı) severiz. Yani gurur, hatta kibir öne çıkar.

Müzakere, öldüresiye pazarlık değildir. Kazan – kazan sonucuna ulaşan pazarlık etmeyi öğrenmeliyiz. Bir yandan çıkarlarımızı artırırken, diğer yandan olası bir “yeni sürtüşme”yi ortadan kaldırmayı amaçlamalıyız.

Atalarımız boş yere,“iki testiyi çarparsan biri kırılırsa diğeri de çatlar” dememişler… Kendisinin çatladığına bakmadan diğerinin kırıldığına sevinmek akıllı işi değildir. 

“Bir anlaşmazlık için hiçbir şey bir anlaşma kadar uygun değildir.“

Müzakere ile kavgayı karıştırmamalıyız. Pazarlık yapmanın amacı, “ne pahasına olursa olsun” kazanmak değildir. İlk başta kazandığınızı zannetseniz bile, sonra yenilgiyi tadabilirsiniz.

Bir çoğumuz müzakerenin iki kişi (veya taraf) arasında yapıldığını zanneder. Oysa müzakerelerdeki en önemli taraf insanın kendisidir. Yani satıcı bir yandan alıcı ile pazarlık ederken, bir yandan da kendisi ile savaşır. “Acaba Alıcı X TL’den çok verebilir mi? Yoksa çok ucuza mı gidiyor? Biraz daha direnseydim daha yukarıya satabilir miyim?”

İşin ilginç yönü, pazarlık süresince alıcı da kendisiyle aynı savaşı vermektedir. “Kendime koyduğum sınırlar çok mu düşük? Ben yanlış mı değerlendiriyorum? Geri satmak için değil de yaşamak için alıyorum. Satıcının daha önce yaptığı yatırım işime yarar mı?”

Aslında her türlü ilişkide (ast-üst; iki iş arkadaşı; ebeveyn-çocuk; kardeşler arası; vb.) bir müzakere ortamı doğar. Bunların bazılarında (çocuklarımız, aile bireylerimiz ile ilişkilerimizde) korku / endişe / gelecekte birlikte yaşama zorunluluğu / vb. gereği uzun vadeli bakış açısı söz konusudur. İş yaşamı da çok farklı değildir. Müzakere olduğunda “yenilmesi gereken karşı taraf” değil de “stratejik ortak olabilir mi acaba?” diye düşünülmelidir.

Süreçten İhtiyaçları Karşılamak Amacıyla Yararlanma

Güven ve saygı uyandırabilmek için
  • Ses tonunun uygunluğu
  • İçtenlikli ilgi
  • Dostça yaklaşım
  • Dinleme
  • Empati
  • Gerekirse özür dileyebilmek
  • Yardım istemekten çekinmemek
  • Kesin ifadeler kullanmaktan kaçınmak gerekir.

İhtiyaçları Uyumlu Hale Getirme Ya da Bir Uzlaşma Sağlama

Ne yazık ki bir çok insan empati kurmadığı karşı taraftan yerine getirilmesi zor ya da imkansız isteklerde bulunur. Bu isteklerin yerine getirilmesi için ültimatom verir. İki taraf da düşüncelerini haklı çıkarmak için bir sürü istatistiki bilgi sunar. Ancak taraflar birbirinin ihtiyaçlarına saygı duymuyorlarsa, psikolojik ihtiyaçlara önem vermiyorlarsa bu çabalardan bir sonuç elde edemezler.

  • Çatışma

Çatışma yaşamın kaçınılmaz bir olgusudur. Tabii ki müzakerelerin de. O nedenle müzakereler sırasında ortaya çıkan çatışmaları çözüme kavuşturmanın ilk adımı, tarafların birbirlerinin görüşlerini iyice öğrenmeleri olmalıdır. Böylece hangi noktalarda farklı düşündüklerini anlamış olurlar.

Bundan sonra atılacak ikinci adım, bu anlaşmazlığın nasıl başladığını belirlemek olmalıdır. Bunlar belirlendikten sonra ancak çözüm yolu bulunabilir.

İşbirliğine dayalı kazan-kazan yöntemiyle müzakerede karşılıklı tatminin sağlanması şu üç adım üzerinde durmayı gerektirir:
  • Güven sağlama
  • Bağlılık oluşturma
  • İtirazları karşılama
  • GÜVEN SAĞLAMA
Sürekli ilişkilerde karşı tarafa ne kadar çok güven verirseniz onlar da sizin çıkarlarınızı gözetmeye çalışırlar. Tersi de doğrudur. Ne kadar kuşkucu ve güvensiz bir tavır sergilerseniz aynı yaklaşımı görürsünüz.

Karşılıklı güven kazan-kazan yaklaşımının temelini oluşturur.Güven sağlama bir süreçtir ve iki aşamadan oluşur:

a) Hazırlık Aşaması

Müzakere veya pazarlığın başlaması için ön araştırmalara, bilgi-veri toplamaya yönelik bir süreye ihtiyaç vardır ki buna hazırlık aşaması denir. Başka bir deyişle müzakerenin gerçekleşmesi ile o noktaya gelinmesi gereken bölüm birbirinden farklıdır. İşte müzakerede sonucun hedeflendiği gibi olabilmesi için hazırlık aşamasının iyi değerlendirilmesi lazım. Bunun odak noktasında da daha müzakereden önce taraflar arasında bir güven ortamı oluşturulması yatar.

Hazırlık aşamasında sergileyeceğimiz birçok olumlu davranış, karşı tarafın bize güven duymasını ve açık olmasını sağlar. 

b) Güvenin Oluşması

Güvenin oluşması, tarafların birbirlerini rakip olarak değil, işbirliği yapılması gereken birer ortak olarak görmelerini sağlar.

Müzakere aşamasında güven ortamını pekiştirmek için herkesin ortak hedefler etrafında buluşmasını sağlamak en akıllıca olur. Müzakere sırasında güveni en çok tehdit eden şey, herkesin yararına bir çözüm bulmak yerine herkesin kendi fikrini karşıdakine kabul ettirmeye çalışmasıdır.

Peki aniden gelişen bir müzakere ya da pazarlık durumunda nasıl güven ortamı oluşturulabilir?

Nasıl mı?

Özel oyun planını uygulayarak tabii ki.

Özel Oyun Planı
  • Güven sağlamak
  • Bilgi toplamak
  • Onun ihtiyaçlarına karşılık vermek
  • Onun fikirlerinden yararlanmak
  • İlişkiyi işbirliğine çevirmek
  • Riski makul bir ölçüde tutmak
  • Yardım etmesini sağlamak
  • BAĞLILIK OLUŞTURMA
Her insanın arkasında onu etkileyen başkaları vardır. Hiç kimse diğer insanlardan yalıtılmış değildir. Kararlarında başkalarının etkisi vardır.

O nedenle müzakere sırasında bazen muhatabın üzerinde ciddi etkisi olan insanları ikna ederek sonuca ulaşmak ihtimalini göz ardı etmemek gerekir. Böyle bir durumda muhatap, liderlik pozisyonunu zarar görmesin diye çevresindekilerin kararına uyar.

Özetle bir müzakere veya pazarlıkta karşı tarafa fikrinizi kabul ettirmek için o fikri önce karşı tarafı etkileyebilecek insanlara kabul ettirin. Ardından onların yardımıyla istediğiniz sonuca ulaşmanız daha kolay olur.
  • İTİRAZLARI KARŞILAMA
Karşı çıkma da yaşamın bir parçasıdır. Amacımız olan bir şeyi elde etmeye çalışırken muhakkak itirazlarla karşılaşacağız. Sorun karşı çıkanların olması değil, bu karşı çıkmanın hangi biçimde olacağıdır.

Müzakere sırasında karşı çıkma iki biçimde gerçekleşebilir:
  • Fikirlerle karşı çıkma
  • Duygularla karşı çıkma

MÜZAKERECİ TARZLARI

1. Hükmetme

Bu stratejiyi uygulayan taraf, kendi beklentilerini korur (ödün vermeyi düşünmez) ve karşı tarafı, tehditler, cezalar, aşağılamalar ve tek taraflı eylemlerle ikna etmeye çalışır. Bu stratejide ilişkiye ne olacağı göz önüne alınmaz, güç- temelli bir yaklaşımdır. Anlaşmazlık, katı bir şekilde, bir tarafın kazancının diğer tarafın kaybı olduğu bir çatışma olarak görülür.

Bu strateji, acil kararların alınması gerektiği ve destekleyici-yakın bir ilişkiyi sürdürmenin kritik olmadığı ve kişinin kendisini koruması ve bazı avantajlarını kaybetme tehlikesinin bulunduğu durumlarda uygun olabilir. Ancak kullanıcısına karşı düşmanlık ve kzıgınlık yaratma ihtimalide söz konusudur.

2. Boyun eğme - Uyma

Karşı tarafın istediğini elde edebilmesine sağlamak üzere kendi beklentilerini düşürmeyi kabullenme. Çatışmanın, karşıdaki bireyin isteklerinin tümüyle kabulü ile çözümlenmesidir.

Birey isteklerini dile getirmenin sorunu daha da büyüteceği düşüncesinden hareketle çözümü tümüyle karşıdakine bırakır.

Başka bir deyişle, bu stratejide, taraflardan birinin, karşı tarafın ilgi ve ihtiyaçlarının ön plana çıkması karşılığında kendi ilgi ve ihtiyaçlarının doyumundan vazgeçmesi söz konusudur.

Uyma stratejisi, karşı tarafla ilişkinin korunması ve sürdürülmesine verilen önemin, ilgilerin ve ihtiyaçların doyurulmasına verilen önemden daha yüksek olduğu durumlarda etkili olabilir.

3. Kaçınma

Çoğunlukla geri çekilme veya pasiflikle özdeştir. Bu stratejide taraf, sessizdir veya hiçbir şey yapmaz. Bu strateji, genellikle, kenara çekilme, ilgilenmeme, imal etme, kadere bırakma yada olumsuz hiçbir şey duymak istememe gibi durumlarla ortaya çıkar.

Kaçınma stratejisi, çatışmayla uğraşmayı daha uygun bir zamana erteleme ya da taraflardan birinin konumunu iyileştirmesi için zaman kazanması ve özellikle, taraflar arasında gerilimin sağlıklı bir iletişimin gerçekleşemeyeceği kadar yüksek olduğu durumlarda etkili olarak kullanılabilir.

Burada taraflar, çatışmanın farkındadırlar, ancak çözüm üzerinde çalışabilmek için bir“soğuma” dönemine ihtiyaçları vardır.

Bazen kaçınma davranışı, karşı tarafta, ciddiye alınmadığı ya da kendisine önem verilmediği izlenimini oluşturarak kışkırtıcı bir etkide de bulunabilir.Bu stratejinin çok fazla kullanılması bireyin kendi içerisinde çatışma doğmasına yol açabilmektedir.

4. Uzlaşma

Bu stratejide, birey bazı isteklerinden vazgeçerken karşısındakinin bazı isteklerini de kabul eder. Burada, temel ilke, karşılıklı olarak bazı isteklerden vazgeçmeye dayandırılmıştır. Bireyler karşılıklı olarak vazgeçebilecekleri ve vazgeçemeyecekleri isteklerin taramasını yaparak çözüm ararlar.

Tarafların karşılıklı olarak ödün vermeyi bir strateji olarak kabul etmeleri durumunda her iki taraf da uzlaşmak ve bir çözüme ulaşmak için bazı şeylerden vazgeçerler.

Ödün verme, tarafların karşılıklı olarak bazı kabullenmelerde bulunmaları ya da kısa sürede ortak bir noktayı bulmaları biçiminde gerçekleşir.

Uzlaşma durumunda, açıkça kazanan ya da kaybeden yoktur. Varılan nokta hiçbir grubun idealindeki değildir.

5. Sorun çözme - İşbirliği yapma

Her iki taraf da anlaşmazlıklarından, beraberce olumlu sonuçlar elde etme ve bu sonuçları en iyileme çabasındadır. Burada empati ve işbirliği vardır. Burada çatışma, bireyin hem kendisinin hem de karşısındakinin isteklerine duyarlık göstermesi ile çözümlenmeye çalışılır.

Bu strateji, tarafların hem kendi hem de karşı tarafın ilgi ve ihtiyaçlarına verdikleri önem yüksek olduğu durumlarda kullanılır. Bu strateji bir “problem çözme süreci” olarak da adlandırılır.

MÜZAKERE VE İLETİŞİM BECERİLERİ

Müzakere en genel anlamıyla bir iletişim biçimidir. Dolayısıyla müzakerenin başarısı önemli ölçüde tarafların iletişim becerisine bağlıdır. 

Bu açıdan bakıldığında müzakere sırasında işimize yarayacak en temel iletişim becerilerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

  • Temsil Sistemleri
  • Beden Dili
  • Dinleme ve Empati
  • TEMSİL SİSTEMLERİ
İnsanlar dünyayı üç farklı şekilde algılar: Görsel, işitsel, dokunsal…Bu algı farklılıkları insanları birbirinden o kadar ayırır ki, bu bilince sahip olunmadığı taktirde çevremizdekilerin bizi hiç anlamadığını düşünecek hale gelebiliriz. Oysa işitsel ve dokunsalların görsel algılayışları zayıftır. Görseller ve dokunsallar işitsel ifade ve anlayış yeteneğinden uzaktır. İşitseller ve görseller ise dokunsallar gibi hisleriyle bağlantı kuramazlar.

a) Görseller

Dünyayı görerek algılarlar. Hızlı düşünürler, buna uyacak biçimde hızlı konuşurlar. Aynı anda birkaç işi yapabilirler. Çok genelleme yaparlar.

Başlarını genellikle yukarı kaldırır, ileri doğru uzatırlar. Görerek öğrenirler. O nedenle görsel insanlara bilgiyi göstererek vermek, konuyu gözlerinde canlandırabilecekleri bir dil ve görsel materyaller kullanmak olumlu sonuç verir.

b) İşitseller

Dünyayı duyarak algılarlar. Olup bitenleri duymak ister şekilde başlarını yanlara çevirirler. İşlerin sırayla yapılmasını tercih ederler. Konuşurken melodi ve tonlamalara dikkat ederler.

İşitsellerle iletişim kurabilmek için çevredeki rahatsız edici sesleri ortadan kaldırmak, onların ritmine ve tonlamasına uymak gerekir.

c) Dokunsallar

Dünyayı dokunma duyularına dayanarak algılarlar. Yavaş hareket ederler. En iyi yaparak öğrenirler, bilgiyi hareket ederek ve dokunarak kavrarlar. Yapılacak işlerin önceden bilinmesini tercih ederler, son dakika sürprizlerinden pek hoşlanmazlar. İzlenecek sürecin adım adım önceden kendilerine açıklanması gerekir.

Dokunsallara hislerden bahsetmek, duygularını harekete geçirici bir dil kullanmak etkilidir. Mümkünse bilgi verilen şeye dokunmaları ya da anlatılan şeyin tecrübe ettirilmesi gerekir.

Temsil Sistemlerini Bilmek Müzakerede Nasıl Avantaj Sağlar?

a) Görsellerle Müzakere Nasıl Olur?

Öncelikle müzakere ortamının nasıl göründüğüne, hatta kendi görünümünüze dikkat etmeli, özen göstermelisiniz. Bu konuda önceden alabildiğiniz bilgiler varsa görüşme ortamını ve giyiminizi buna göre ayarlayabilirsiniz.

Müzakere sırasında mümkün olduğunca görsel malzeme kullanmaya çalışın. Konuyu mümkünse resim halinde canlandırılacak biçimde anlatın. Karşınızdakinin gözlerinin içine bakın.

b) İşitsellerle Müzakere Nasıl Olur?

Öncelikle ortamın gürültüden uzak olmasına, mümkünse hoş ve hafif bir müzik çalmasına özen gösterin. Konuşma hızınızı ve tonunuzu muhatabınıza uydurun. Mümkün olduğu kadar seslerle ilgili ifadeler ve terimler kullanın. Açık, net ve anlaşılır konuşun.

c) Dokunsallarla Müzakere Nasıl Olur?

Ortamda mümkün olduğu kadar rahat hissetmesini sağlayın. Karşılaştığınızda rahat biçimde tokalaşın. Çok detay ve veri ile bunaltmayın. Duygularla ilgili ifadeler kullanın. Elinizde müzakere konusu ile ilgili malzeme varsa dokunmasını sağlayın.

TELEFONDA MÜZAKERE YAPMANIN ÖZELLİKLERİ

  • Daha çok yanlış anlaşılma
  • Daha kolay “hayır” diyebilme
  • Daha kısa süreli iletişim
  • Rekabeti çoğaltma
  • Kazan-kaybet yöntemi
  • Zayıf taraf telefonda müzakere yapmamalı.
  • Daha fazla risk alma
  • İlk arayan tarafın üstün olması
    • Püf Noktaları
      • Aranan taraf olmayın
      • Plan ve hazırlık yapın
        • Görüşmek istediğiniz konuları not alın
        • Karşı tarafın itirazlarına vereceğiniz yanıtları hazırlayın
        • Gerekli tüm bilgileri yanınızda bulundurun
        • Başka bir iş yapmayın
  • Ara ara özetler yapın
  • Aleyhinize dönen görüşmeyi zamanında kesmesini bilin
  • Karşı tarafı iyi dinleyin
  • Anlaşma metnini kağıda dökün

Kaynak:

Aldım, Verdim; Ben Seni Yendim, Müzakere-Pazarlık ve İkna Becerileri - İlker Kaldı 

Yorumlar

Yorum Gönder